PENGAMBILAN KEPUTUSAN STRATEGIS
Setiap keputusan yang telah diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yang telah digariskan. Oleh karena itu analisis proses pengambilan keputsan pada hakikatnya sama saja dengan proses kebijakan. Dunn menyatakan bahwa komponen-komponen proses kebijakan (juga merupakan komponen proses pengambilan keputusan) meliputi :
(1) masalah kebijakan (policy problems)
(2) alternative kebijakan (policy alternatives)
(3) tindakan kebijakan (policy actions)
(4) hasil kebijakan (policy outcomes)
(5) pola pelaksanaan kebijakan (policy performance)
knowledge of what is (fact), what is right (values), and what to do (action) requires the use of multiple methods of inquiry and argument to produce and transform information about policy problems, policy alternatives, policy actions, policy outcomes, and policy performances.
Sementara itu Prajudi mengemukakan pola proses pengambilan keputusan meliputi : Pertama, seseorang mula-mula harus menyadari dan menempatkan diri sebagai pemimpin dalam suatu organisasi yang harus bertanggung jawab sebagai pimpinan organisasi. Sebagai pimpinan itu harus memutuskan sesuatu jika dalam organisasinya itu terdapat masalah. Kedua, masalah yang dihadapi lebih dulu harus ditelaah, mengingat bahwa masalah itu mempunyai bermacam-macam sifat, bentuk dan kompleksitasnya. Ketiga, selain menelaah masalahnya, juga harus dianalisis situasi yang mempengaruhi baik organisasinya maupun masalahnya. Keempat, kemudian perlu menelaah keputusan itu sendiri yang harus di buatnya. Terutama yang ditelaah adalah alternatif-alternatif yang dikemukakan dengan konsekuensi masing-masing, untuk kemudian dipilih satu di antara alternative tersebut yang dianggap paling tepat. Kelima, setelah keputusan diambil, maka keputusan itu akan saling terpengaruh dari jiwa kepemimpinan dan manajemen dari pimpinan yang bersangkutan.
Pendapat Prajudi inipun sebenarnya tidak berbeda dengan pendapat – pendapat lainnya sebagaimana telah disebutkan dimuka.
Ada pendapat lain yang ada kemiripan pendapat dengan Dunn, yaitu dalam rangka untuk mengambil keputusan diperlukan beberapa langkah secara berturut-turut, yaitu :
1. mengidentifikasi masalahnya
2. menganalisis masalah
3. membuat beberapa alternative pemecahan masalah
4. memperbandingkan alternatif-alternatif
5. memilih alternatif yang dianggapnya terbaik
6. mengambil keputusan dengan pasti
7. melaksanakan keputusan dan memantaunya
8. mengevaluasi hasilnya.
Identifikasi masalah
Suatu organisasi apabila menghadapi permasalahan maka lebih dulu harus dibuat jelas apakah itu memang masalah (problem) atau sekedar isu (issue) belaka. Yang dimaksud dengan masalah (problem) di sini adalah persoalan yang harus dipecahkan sedangkan isu adalah persoalan yang perlu dibicarakan saja (tidak harus dipecahkan).
Problem is a question to be solved or decided. Issue is a question that arises for discussion (Hornby, 1974).
Dalam mengadakan identifikasi itu sendiri perlu dilakukan : segala data atau hal yang nampaknya merupakan komponen permasalahannya dicatat untuk nantinya dianalisis lebih lanjut. Di sini belum mengadakan pemilihan mana yang nampaknya relevan dan mana yang nampaknya kurang relevan bagi masalah itu.
Mengadakan analisis permasalahannya
Hal penting yang perlu dalam menganalisis masalah tersebut adalah apakah hal itu benar-benar masalah yang serius dan perlu dipecahkan atau sekedar isu yang cukup untuk dibicarakan saja. Kalau hal itu merupakan masalah yang serius, maka perlu ditetapkan batas-batas permasalahannya. Dengan demikian, maka pemecahannya menjadi lebih terarah. Jadi perlu diketemukan unsure pembatasnya dan unsure penentunya. Di situ data-data permasalahan mulai dipilah-pilah. Mana yang nampaknya relevan dan mana yang nampaknya kurang relevan untuk masalah yang dihadapinya. Kemudian juga harus diteliti dan dianalisis apa yang menjadi penyebab timbulnya masalah. Tanpa mengetahui penyebab timbulnya masalah, maka pemecahannya akan sembarangan, tidak terarah.
Membuat beberapa alternative pemecahan
Untuk dapat membuat alternatif – alternatif pemecahan, maka lebih dulu harus diketahui penyebab timbulnya masalah. Kemudian setelah diketahui penyebabnya, maka dibuatkan beberapa alternatif pemecahannya (jangan hanya satu alternative saja). Dengan berprinsip pada efisiensi, perlunya beberapa alternative dibuat sekaligus, kalau alternative yang dipilihnya ternyata tidak dapat memecahkan masalah dengan baik, maka digunakanlah alternative lainnya yang telah tersedia. Pembuatan beberapa alternative, sebaiknya dilakukan oleh Unit Pengelolaan Data, mengingat pimpinan tugas dan tanggung jawabnya cukup luas dan sangat berat.
Membandingkan beberapa alternatif
Untuk mengambil keputusan telah tersedia beberapa alternatif pemecahan masalah. Masing-masing alternative juga telah disertai keunggulan dan kelemahan. Bobot timbang tinggal memilih alternative mana yang dianggap paling cocok untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapinya. Pemilihan dan penentuan alternative mana yang akan dipakai ini dapat dilakukan oleh pimpinan itu sendiri. Tetapi juga tidak tertutup kemungkinan disarankan (recommendation), oleh Unit Pengolah Data. Keputusan akhir alternatif mana yang akan dipilih itu tetap pada pimpinan.
Megnambil keputusan dengan pasti
Kalau sudah ada alternatif pemecahan masalah yang dipilihnya, maka pimpinan harus tegas untuk menetapkan dengan pasti keputusan yang diambilnya. Dengan demikian, maka pimpinan itu sendiri dan atau para pelaksanaan keputusan juga mendapat pegangan dalam bertindak.
Melaksanakan keputusan dan memantaunya
Kalau keputusan telah ditentukan, maka pada saat yang telah ditetapkan keputusan itu dijalankan. Setiap langkah atau tahap dalam perjalanan pelaksanaan harus selalu diikuti dengan pemantauan (monitoring). Dari situ akan dapat diketahui apakah pelaksanaan itu masih sesuai dengan harapannya atau tidak. Mungkin pada tahap-tahap perjalanan awal masih sesuai, tetapi pada perjalanan selanjutnya mungkin mulai ada penyimpangan (tidak sesuai lagi). Hal ini dapat terjadi apabila hasil pemecahan masalah baru akan dapat diketahui setelah sekian lama. Dengan kata lain membutuhkan waktu untuk mengetahui apakah berhasil atau gagal.
Mengevaluasi hasilnya
Ada kemungkinan bahwa hasil dari pelaksanaan keputusan memecahkan masalah itu membutuhkan waktu yang cukup lama. Namun dalam setiap langkah pelaksanaan harus diikuti dengan evaluasi. Setiap langkah diadakan pemantauan, hasilnya segera dievaluasi untuk menentukan apakah pelaksanaannya itu masih sesuai dengan yang diharapkan.
MACAM STRATEGI PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1. Keputusan yang Dibuat oleh Seseorang
Kebaikannya antara lain :
1) keputusannya cepat ditentukan atau diambil, karena tidak usah menunggu persetujuan dari rekan lainnya
2) tidak akan terjadi pertentangan pendapat
3) kalau pimpinan yang mengambil keputusan itu mempunyai kemampuan yang tinggi dan berpengalaman yang luas dalam bidang yang akan diputuskan, keputusannya banyak tepatnya.
Kelemahannya antara lain :
1) bagaimanapun kepandaian dan kemampuan pemimpin, tetapi kemampuan pasti terbatas juga.
2) keputusan yang terlalu cepat diambil dan tidak minta nasihat orang lain kerap kali meleset, kerap kali tidak sesuai dengan harapannya
3) kalau terjadi kesalahan pengambilan keputusan, itu merupakan beban berat bagi pimpinan seorang diri.
2. Keputusan Kelompok (Group Decision)
Dalam organisasi yang besar pemecahan masalah atau pencapaian tujuan tertentu harus dilakukan oleh sekelompok pimpinan yang merupakan satu tim atau panitia. Adapun yang termasuk keputusan yang harus diambil oleh kelompok pimpinan antara lain : penetapan tujuan organisasi, perumusan rencana organisasi yang menyeluruh, kebijaksanaan strategis. Keputusan kelompok ini misalnya apabila pucuk pimpinannya lebih dari satu orang, misalnya direksi yang terdiri dari Direktur Utama dan beberapa Direktur Bidang. Dapat juga keputusan kelompok ini diambil oleh suatu tim yang terdiri dari Direktur Utama dan beberapa Direktur Bidang. Dapat juga keputusan kelompok ini diambil oleh suatu tim yang terdiri dari Direktur dengan para Kepala Divisi dalam suatu perusahaan besar. Kelompok itu dapat juga berupa suatu panitia, misalnya Panitia Eksekutif. Dapat juga keputusan yang diambil di DPR, dan lain-lainnya.
Ciri dari keputusan yang perlu diambil oleh suatu tim atau kelompok adalah :
1. Apabila masalah atau tujuan yang ingin dicapai itu akan menyangkut kelangsungan hidup organisasinya.
2. Apabila masalah atau tujuan itu membuat risiko berat bagi organisasinya
3. Apabila menyangkut berbagai aspek atau bidang di mana seorang diri tidak mungkin menguasainya dengan baik; dan tidak cukup diberi masukan dari para ahli dalam bidangnya.
Kebaikan dari Keputusan Kelompok
1. Tugas dan tanggung jawab pucuk pimpinan menjadi lebih ringan. Tanggung jawab dalam hal ini terutama tanggung jawab moral
2. Pemikiran oleh beberapa orang akan lebih baik hasilnya jika dibandingkan dengan pikiran oleh seorang diri
3. Kerjasama di antara pimpinan menjadi lebih baik, karena rasa tanggung jawab bersamanya (integrasi) terpatri dalam bentuk keputusan kelompok.
4. Hasil pemikiran beberapa orang itu saling melengkapi
5. Pertimbangan lebih matang.
Kelemahan dari Keputusan Kelompok
1. Kalau tidak terdapat kata sepakat dan masing-masing tetap bertahan pada pendiriannya, maka akan menimbulkan ketegangan
2. Ketegangan yang timbul kerap kali menimbulkan rasa tidak senang secara pribadi, sehingga dalam banyak hal akan selalu berusaha saling menjatuhkan atau menjegal
3. Keputusan yang diambil oleh kelompok biasanya memakan waktu yang lebih lama
4. Kalau keputusan yang diambil oleh kelompok itu kerap kali dilakukan, maka akan mengurangi kewibawaan pucuk pimpinan, apalagi kalau dalam proses pengambilan keputusan ternyata pucuk pimpinan kurang berperan (karena kurang mampu dibandingkan dengan anggota kelompok lainnya)
5. Rasa tanggung jawab masing-masing berkurang.
6. Kalau terjadi kegagalan, mungkin akan saling melemparkan kesalahan apalagi pimpinan kurang mendapat kesempatan memperoleh nasehat/saran-saran dan pada konsultannya (consultative superpisior)
TEORI PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. TEORI PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1. Teori Klasik
Menurut teori klasik, pengambilan keputusan itu haruslah bersifat rasional. Keputusan itu diambil dalam situasi yang serba pasti, pengambil keputusan harus memiliki informasi sepenuhnya dan menguasai permasalahannya. Teori pengambilan keputusan ini mendasarkan diri pada asumsi dari orang yang mempunyai pikiran ekonomi rasional untuk mendapatkan hasil atau manfaat yang semaksimal mungkin. Segala sesuatunya itu mengarah pada kepastian.
Kritik terhadap teori ini antara lain adalah pengambilan keputusan itu harus berorientasi pada apa yang seharusnya dilakukan bukan pada apa yang ia ingin lakukan. Kritik berikutnya adalah kita ini tidak selalu serba mengetahui dengan pasti, ada hal-hal yang belum kita ketahui dengan pasti.
2. Teori Perilaku
Teori perilaku (berhavioral theory) disebut juga Administrative man theory. Pada pokoknya, teori ini mendasarkan diri pada keterbatasan kemampuan pimpinan untuk berpikir rasional penuh dalam menangani masalah. Dari informasi yang ada dan beberapa alternative yang tersedia atau disediakan oleh unit pengolah data, maka apabila pimpinan telah merasa puas dengan salah satu alternatif pemecahan masalah, maka alternative itulah yang dipakainya.
B. TINGKATAN KEPUTUSAN
Meskipun secara umum keputusan itu dibedakan dalam : keputusan yang sederhana dan keputusan yang kompleks, namun dalam rangka penanganan keputusan yang lebih terinci perlu di bedakan lebih lanjut berdasarkan tingkatannya. Hal inidimaksudkan untuk menghindari agar keputusan yang dibuatnya tidak termasuk keputusan yang kurang tepat. Dalam hal ini Irwin D. Bross membedakan keputusan menurut tingkatannya ke dalam : 1) Keputusan otomatis, 2) Keputusan memori, dan 3) Keputusan kognitif
1) Keputusan Otomatis
Pada dasarnya merupakan keputusan yang bersifat biologis atau fisis. Lebih tegasnya lagi keputusan otomatis ini adalah keputusan yang berdasarkan gerak refleks atau instring. Pada umumnya keputusan ini tidak berubah atau akan disempurnakan kembali karena bukan berdasarkan pikiran atau otak. Sebagai contoh sederhana kalau lebah membuat sarang, maka sepanjang masa sarang lebah tertentu akan berbentuk sama, tidak ada keinginan untuk mengubahnya agar misalnya lebih artistik. Contoh lain, kalau seseorang itu akan dipukul secara mendadak, maka keputusan yang dibuat juga secara mendadak dengan gerakan refleks menangkisnya.
2) Keputusan Memoris
Keputusan tingkatan kedua ini semata-mata mendasarkan diri pada kemampuan mengingat akan wewenang dan tugas yang diberikan kepada yang bersangkutan. Dalam hal ini kemampuan pengingatan kembali (memori) sangat dibutuhkan untuk kelancaran pengambilan keputusan. Binatang yang termasuk cerdas dapat dilatih untuk melacak dan mengamankan ranjau laut. Anjing dapat dilatih untuk mencari narkotika yang diseludupakn. Angsa dapat dilatih untuk berteriak-teriak apabila menumpai suatu gerakan yang mencurigakan.
A second level of decision making which is quite susceptible to improvement in both technique and accuracy is the memory decision. Certain type of decisions, especially where little or no certainly of outcome exists, can bermechanically programmed or memorized.
3) Keputusan Kognitif
Merupakan keputusan tingakt ketiga. Keputusan kognitif berarti keputusan yang pembuatannya berdasarkan ilmu pengetahuan, dan ini akan berhasil apabila pembuat keputusan itu memperhatikan factor lingkungan, pengetahuan dan pengalaman.
Tetapi pengetuhan dan dasar pengalaman ini tidaklah selalu dapat dijadikan jaminan ketepatan pengambilan keputusan. Kalau semata-mata berdasarkan pengetahuan, segala keputusan dalam perusahaan hendaknya berorientasi pada pertimbangan keuntungan (ini menurut ilmu ekonomi).
C. PEDOMAN CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Diakui oleh banyak pihak, bahwa pengambilan keputusan yang benar-benar tepat itu memang sulit. Namun sekedar pedoman umum cara pengambilan keputusan yang efektif dapat diberikan seperti bawah ini :
1. Mengetahui penyebab timbulnya masalah
Segala kegiatan yang pelaksanaannya memerlukan pilihan itu sudah dianggap masalah, yaitu masalah memilih mana yang terbaik pelaksanaannya. Apalagi masalah yang akan merugikan organisasi atau mengganggu kelancaran kegiatan organisasi mencapai tujuannya. Oleh karena itu dalam memecahkan masalah harus diketahui penyebab sesungguhnya timbulnya masalah itu.
2. Mengetahuai akibatnya kalau masalah itu dibiarkan berlarut-larut.
Dengan demikian pemecahannya mutlak diperlukan agar akibat yang berkelanjutan itu dapat dicegahnya.
3. Merumuskan masalah dengan jasa
Masalahnya harus diidentifikasikan, dispesifikasikan, diklasifikasikan, dirumuskan dan dipahaminya. Perumusan masalah meliputi batas-batas permasalahannya dan serius tidaknya masalah itu.
4. Usahakanlah bahwa tujuan keputusan itu tidak bertentangan dengan tujuan organisasi sebagai keseluruhan
Dengan organisasi harus dijadikan pedoman segala kegiatan dalam organisasi itu. Semua keputusan dan kegiatan tidak boleh bertentangan dengan tujuan umum organisasi, bahkan seharusnya mendukung tercapainya tujuan organisasi.
5. Melibatkan bawahan dalam proses pengambilan keputusan
Perlibatan ini dengan tujuan yang ganda : Keputusannya lebih berbobot karena dipikirkan oleh orang banyak, apalagi kalau keputusannya itu meliputi bermacam-macam aspek : teknis, administrative, human relations, keuangan dan lain sebagainya. Bawahan merasa dihargai karena diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan. Tugas pimpinan menjadi lebih ringan. Meskipun bawahan dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Tugas pimpinan menjadi lebih ringan. Meskipun bawahan dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan, namun pelibatannya itu berupa masukan – masukan dan pendapat : sedangkan keputusan terakhirnya tetap pada pimpinan, yang berwenang mengambil keputusan. Tetapi memang ada keputusan yang karena sifatnya merupakan keputusan kelompok (group decision). Pada group decision, maka keputusan harus dibuat oleh kelompok pimpinan (group of managers), bukan oleh seorang pemimpin saja.
6. Harus yakin bahwa pelaksanaan keputusannya itu akan berhasil baik
Keyakinan ini merupakan modal pertama bagi keberhasilan pelaksanaan keputusan, sebab pasti sudah dipertimbangkan sebelumnya dan akan diikuti dengan usaha yang sungguh-sungguh. Keberhasilan keputusan itutergantung pada kerja sama dan dukungan semua pihak. Dukungan bawahan sangat penting, sedangkan kewibawaan atasan sangat diharapkan dan dapat diperlihatkan.
7. Menilai hasil pelaksanaan keputusan
Pelaksanaan hasil keputusan perlu dinilai baik berdasarkan tujuanya maupun berdasarkan harapannya.
8. Pendekatan yang fleksibel
Fleksibilitas ini tidak hanya dalam pengambilan keputusan saja, tetapi juga dalam pelaksanaan keputusan. Kalau pelaksanaan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu ada perubahan keputusan yang akan menghasilkan pelaksanaan yang lebih baik lagi. Oleh karena itu sebaiknya disiapkan beberapa alternative keputusan.
D. STRATEGI OPERASIONAL DALAM LEMBAGA PENDIDIKAN
Untuk mengembangkan strategi operasional, harus menggunakan metode yang sama yaitu mempelajari kekuatan dan kelemahan, peluang dan tantangan yang ada dalam mengoperasionalisasikan kebijakan yang dating dari hirarki yang lebih tinggi. Kembangkan dulu berbagai strategi baru pilih dan putuskan mana yang paling sesuai. Berbagai strategi yang mungkin digunakan antara lain :
v Konsentrasi pelaksanaan program belajar. Hal ini berarti menghindari pemerataan dan penjatahan yang membuat program tidak berhasil dan berdaya guna, pemerataan cenderung asal ada.
v Mendorong tumbuhnya kesadaran masyarakat untuk mewujudkan pusat-pusat kegiatan belajar masayrakat. Memanfaatkan sarana-sarana yang ada di masyarakat yang memungkinkan digunakan untuk kegiatan pembelajaran. Memberikan pengertian kepada masyarakat, sehingga mereka menjadikan pendidikan merupakan suatu kebutuhan.
v Mendorong tumbuhnya lembaga belajar atau organisasi kemasyarakatan yang bergerak pada jalur pendidikan, dan mendorong mereka menjadi pengelola pusat kegiatan belajar masyarakat tersebut, dengan harapan lembaga ini lebih cepat tumbuh di masyarakat dan menyerap aspirasi yang tumbuh di masyarakat tersebut.
v Melatih pengelola pusat kegiatan belajar masyarakat, keberhsilan pendidikan masyarakat akan banyak ditentukan oleh kemampuan mengelola program yang dilaksanakan oleh masyarakat. Karena itu perlu dilengkapi dengan seperangkat pengetahuan operasional, sebagaimana layaknya tentara yang akan bertempur dan menginginkan kemenangan mereka perlu dilengkapi dengan peralatan militer yang memadai.
v Membentuk jaringan informasi dan pemasaran, hal ini erat kaitannya dengan penyaluran hasil-hasil dari program belajar di masyarakat.
E. Merancang Strategic architecture dan Operasi dalam Dunia Pendidikan
Hal ini dilakukan setelah analisis lingkungan, lembaga pendidikan diharapkan mampu memperoleh gambaran yang cukup utuh mengenai kondisi eksternal dan kondisi internalnya. Dengan demikian factor-faktor yang merupakan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman sudah mampu terdefenisi dengan jelas. Berdasarkan hal ini, suatu institusi pendidikan kemudian dapat menentukan dan menetapkan arah yang ingin dituju dimasa depan.
Masa depan bagi lembaga pendidikan pada hakikatnya tidak hanya harus dibayangkan, melainkan juga harus dibangun. Untuk itu dibutuhkan seorang arsitek strategi dan operasi yang mampu memimpikan sesuatu yang belum diciptakan. Untuk membangun arsitektur strategi dan operasi bukanlah pekerjaan yang mudah. Manajemen puncak suatu institusi pendidikan harus mempunyai perspektif mengenai manfaat baru tentang fungsionalitas, tentang apa yang akan ditawarkan kepada objek pendidikan dan masyarakat dimasa depan. Perspektif mengenai apa sesungguhnya kompetensi intu baru yang akan dibutuhkan untuk menciptakan manfaat baru. Arsitektur strategi dan operasi harus mampu mengidentifikasikan apa yang harus dilakukan sekarang untuk memotong masa depan, harus mengetahui kompetensi-kompetensi apa yang harus akan dibangun sekarang, sehingga nantinya suatu institusi pendidikan bias meraih bagian yang cukup besar dari masa depan di arena peluang yang sedang bermunculan.
Erat kaitannya dengan arsitektur strategi dan operasi, maka tentu saja menarik bagi kita untuk melihat realitas yang ada dalam konteks Indonesia. Dengan kata lain sudah sejauh manakah pengelola pendidikan kita memainkanp erannya sebagai arsitektur strategi dan operasi dalam melihat masa depan pendidikan di Negara ini.
Menurut Prahald dalam Pramono dan Zulkiefliemansyah (1999) untuk memenangkan suatu persaingan masa depan, seorang pengelola pendidikan (orang yang terjun dalam pendidikan) harus menghabiskan waktunya minimal 60% untukmenjadi arsitek perubahan masa depan, dan hal ini sangat diperluakn dalam menyongsong masa depan yang diinginkan, yang perlu diingat bahwa arsitektur strategi dan operasi harus mampu mengetahui kapabilitas-kapabilitas yang akan dibangun untuk mencapai tujuan pendidikan yang eksplisit sebagai guidance operasional.
DAFTAR PUSTAKA
Dwiningsih, N, 2001. Strategi Operasi dalam Lingkungan Global, STEKPI, Jakarta.
Ishak, 2007. Pengantar Manajemen Operasi (E-Learning), Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Medan (http:Libraryusu.ac.id)
Nisjar, K. dan Winardi, 1997. Manajemen Strategik. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Purnomo, H.S dan Zulkieflimansyah, 1999. Manajemen Strategi Sebuah Konsep Pengantar, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.
Sihombing, U. 2000, Pendidikan Luar Sekolah, Manajemen Strategi, Konsep, Kiat dan Pelaksanaan. Penerbit : P.D. Mahkota, Jakarta.
